Cumplimiento Legal (“Compliance”)

18 Oct 19

¿Qué es?

Observancia y cumplimiento a la normatividad aplicable, mediante la implementación y aplicación de políticas, programas y procedimientos internos conforme a las leyes, reglamentos y normas, nacionales o internacionales, vigentes, que permitan monitorear, identificar, alertar y reportar incumplimientos a la ley con la finalidad de evitar, reducir o mitigar riesgos para las Empresas.

Antecedentes

• Nueva Política Criminal a nivel mundial: Leyes Anticorrupción de Aplicación extraterritorial (Foreign Corrupt Practice Act de EEUU, Bribery Act de Reino Unido, Ley SAPIN II de Francia, etcétera).
• Norma Internacional ISO 19600 - Compliance Management System (2015).
• Norma Internacional ISO 37001 - Anti-Bribery Management System (2016).
• Ley Federal para la Identificación y Prevención de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita.
• Nuevo Sistema de Justicia Penal en México.
• Código Nacional de Procedimientos Penales.

Importancia

Con base a la legislación nacional e internacional vigente, existe la obligación de las personas morales de vigilar, controlar y asegurar el debido cumplimiento legal de la normatividad aplicable, favoreciendo a la “salud” de la empresa.

El cumplimiento legal permite (i) generar una cultura de integridad y ética en la Empresa y en sus empleados; (ii) evitar sanciones económicas; (iii) evitar daños a la imagen y reputación de el Empresa y sus colaboradores y (iv) capacitar a los empleados y funcionarios de la Empresa respecto de cómo actuar ante ciertas conductas o situaciones que se presenten en el día a día conforme a los valores, políticas y lineamientos de la empresa y del negocio.

Cumplimiento en materia Corporativa

Establecer los principios y normas de Gobierno Corporativo que permita a la Empresa la creación de sistema de peso y contrapeso para el debido funcionamiento de los órganos de gobierno (asamblea de accionistas, órgano de administración y funcionarios de primer nivel) en la toma de decisiones. Asimismo, regulación e implementación de políticas en el otorgamiento de poderes, inversiones de la empresa, conflicto de interés, relaciones con partes relacionadas, contratos con funcionarios de la Empresa, etc.

Cumplimiento Comercial

• Política de contrataciones con gobierno
• Política de contrataciones con particulares
• Política de ventas
• Política de compras y adquisiciones
• Política de garantías
• Política de precios y descuentos
• Política de KYC

Cumplimiento en materia de Lavado de Dinero

Evaluar si la Empresa lleva a cabo una o más actividades vulnerables de las previstas en la LFIPORPI para establecer el procedimiento de identificación y reporte de las mismas ante la UIF. Asimismo, respecto de actividades en las que existen restricciones en el pago de efectivo previstas en dicha ley.

Actividades Vulnerables

• Juegos y sorteos
• Emisión y comercialización de tarjetas de servicios, crédito y prepagadas
• Emisión y comercialización de cheques de viajero
• Ofrecimiento de préstamo, mutuos o créditos con o sin garantías
• Servicios de construcción o desarrollo de bienes inmuebles e intermediación en la transmisión de propiedad o constitución de derechos
• Comercialización de Metales Preciosos
• Subasta o comercialización de obras de arte
• Comercialización o distribución de vehículos
• Servicios de blindaje
• Servicios de traslado o custodia de dinero o valores
• Servicios profesionales independientes para administración de recursos, manejo de cuentas bancarias, compraventa de inmuebles, etcétera
• Fe Pública: transmisión o constitución de derechos reales sobre inmuebles, otorgamiento de poderes con carácter de irrevocable, constitución de personas morales, modificación patrimoniales, fusión, escisión, fideicomisos traslativos de dominio o de garantía sobre inmuebles, otorgamiento de contratos de mutuo o crédito y avalúos
• Recepción de donativos
• Servicios de comercio exterior
• Uso y goce de inmuebles
• Intercambio de activos virtuales

Restricciones en efectivo

• compraventa de inmuebles
• compraventa de vehículos
• compraventa de relojes, joyería, metales preciosos y obras de arte
• boletos, concursos o sorteos
• blindaje
• compraventa de acciones o partes sociales
• arrendamiento de inmuebles

Cumplimiento en materia de Anticorrupción

Implementar las siguientes políticas en la Empresa según los valores fundamentales de la Empresa y las actividades en su operación habitual:

• Política Anticorrupción
• Código de Ética
• Políticas de Confidencialidad y Manejo de Información
• Política de Conflicto de Interés
• Política de Transparencia
• Política de Competencia Económica (acuerdos entre competidores o gentes económicos, fijación de precios, exclusividades, intercambio de información, ya que algunas practicas monopólicas pueden sancionarse con prisión).

Cumplimiento Laboral

• Contratos Laborales conforme a la LFT
• Reglamento Interno de Trabajo
• Contrato Colectivo
• Políticas de No Discriminación
• Protección de Datos Personales
• Uso de Herramientas de Trabajo
• Acceso a comunicaciones de los empleados
• Procedimiento de Actas Administrativas y Sanciones
• Código de Ética
• Políticas de Recursos Humanos
• Expedientes Empleados

Cumplimiento de Datos Personales

• Política y Aviso de Privacidad
• Derechos ARCO
• Procedimiento para obtención, manejo y guarda de datos personales de empleados, proveedores, clientes, etcétera.
• Convenios de confidencialidad para empleados, clientes y proveedores

Cumplimiento en materia de IP

• Política de derechos de propiedad intelectual: obra por encargo (contratos laborales y contratos de prestación de servicios)
• Política de IT (information technology)
• Política de licencias de uso

Cumplimiento en Materia Penal

Conforme al nuevo Código Nacional de Procedimientos Penales, las personas morales pueden ser penalmente responsables por delitos cometidos por terceros, empleados, representantes o administradores cuando el delito es cometido en representación, por cuenta, a beneficio de la persona moral o a través de medios proporcionados por ésta; tales como, trafico de influencia, cohecho, fraude, encubrimiento, operaciones con recursos de procedencia ilícita, delitos contra medio ambiente, contra la salud, delitos en materia de derechos de autor y propiedad intelectual, defraudación fiscal, entre otros.

Las personas jurídicas son penalmente responsables cuando se acredite -además de la comisión del delito por sus empleados, administradores o representantes de la persona moral- la inobservancia al debido control.

Existe inobservancia al debido control cuando:

1. No se cuenta con un análisis de riesgos por parte de la Empresa de los delitos que pudieran cometerse.
2. No se cuenta con un manual que describa las funciones y responsabilidades de las áreas y funcionarios de la Empresa involucrados en la prevención e identificación del delito.
3. No se cuentan con mecanismo internos para la denuncia de delitos o en su caso, denuncia ante el MP.
4. Falta de capacitación a los empleados y colaboradores de la Empresa respecto de la prevención e identificación de delitos.
5. Falta de difusión en la Empresa de sus políticas de anticorrupción, lavado de dinero, prevención de delitos.
6. No se cuenta con medidas de control interno efectivos para la prevención e identificación de operaciones con recursos de procedencia ilícita.
7. No se cuenta con políticas de administración y manejo de recursos financieros.

RECOMENDACIONES

1. Entender el negocio y operación del mismo para analizar y determinar riesgos por incumplimientos normativos.
2. Determinar aplicación de leyes nacionales o internacionales aplicación extraterritorial.
3. Propiciar con los clientes una cultura de “conoce tu cliente”, sobre todo en relaciones comerciales, independientemente de que se realicen actividades vulnerables
4. Capacitación constante a empleados de políticas de anticorrupción y prevención de delitos
5. Implementación de políticas en los distintos campos de acción y mecanismos de control idóneos y efectivos para su aplicación.